Muchos jefes y altos cargos recurren, con demasiada frecuencia y exceso, al ‘CC’ o copia en sus correos electrónicos. ¿Qué les lleva a cometer este grave error en la redacción de correos electrónicos?
Si se está luchando por construir un equipo feliz, se tiene que empezar por generar una comunicación que sea motivadora. Personalizar los mensajes, dirigir los correos solo a las personas interesadas y generar un vínculo de empatía con cada uno de los profesionales que trabajan en la empresa. ¿Por qué? Porque así se despierta el interés inmediato por querer leer el contenido del email, la persona responderá rápido y se le da a entender que es la persona más capacitada para esa tarea.
En muchas ocasiones, los emails con muchas personas en copia suelen estar originados por la falta de tiempo o pereza que supondría redactar correos electrónicos individualizados. Además de ser molestos para las personas que se encuentran en copia en alguno de estos correos masivos, la gente se siente expuesta y más cohibida a la hora de contestar.
Aquí tienes 4 motivos para que no pongas en los emails a 25 personas en copia:
- ¡Esto no va conmigo, ni caso!: ¿Cuántas veces te ha llegado uno de los molestos emails de tu jefe con media oficina puesta en copia y has pasado de leerlo? Lo cierto es que una de las grandes desventajas de los correos electrónicos donde se incluyen a muchas personas, es la falta de interés que generan en todas ellas. Tú piensas: “Si ven que media oficina está incluida, pensarán que es importante”. Tus empleados piensan: “Buff, está media oficina. Esto no va conmigo”. De esta forma, se consigue justo lo contrario a lo que se pretendía y que sí hubieras conseguido enviando un email personalizado a la persona que quieres que lo lea y se dé por aludida.
- Ya está otra vez el pesado de mi jefe haciendo spam… ¡Eliminar!: Además de falta de interés, los correos que incluyen muchas personas en copia pueden, incluso, no ser leídos por todo el mundo. Basta con leer el asunto y ver que está en copia la mitad de la oficina para, directamente, hacer click en ‘eliminar’. Algo que no ocurriría si el email está personalizado directamente al interesado o interesada.
- ¡Qué conteste otro!: Te llega un email masivo de tu jefe y os pide opinión sobre algún tema en concreto. ¿Vas a contestar el primero? ¡Qué conteste otro! Y así pasa, que el jefe se queda esperando y esperando una respuesta que nunca llega hasta que el pelota de turno da el pistoletazo de salida a una avalancha de respuestas. En cambio, los correos electrónicos que escribe un jefe para un único empleado logran despertar mucha más atención y velocidad de respuesta en el destinatario que si, en vez de uno, son una enorme lista de empleados.
- Libertad para leer los emails si estás en CC. Una buena política de empresa – para solucionar este problema más común de lo que pensamos – sería implantar que los emails donde estás incluido en copia no sea obligatorio que los leas. De esta forma, jefes y compañeros aprenderán a usar con moderación y en el momento correcto los emails que incluyen muchas personas. A quien directamente se les envía lo han de leer, pero el resto tienen libertad para decidir (ya que el objetivo es simplemente informar de qué está pasando).
Aunque sea más costoso y, en ocasiones, resulte más difícil dirigirse a un solo empleado en cada mensaje, es recomendable si lo que se busca es captar su atención y lograr que se sienta implicado con aquello que se le desea transmitir. El ‘CC’ puede ser muy útil, pero también convertirse en un arma de doble filo. ¿Lo mejor? Utilizarlo solo cuando sea estrictamente necesario e intentar aumentar la frecuencia de envíos de emails personalizados y dirigidos a uno o muy pocos destinatarios.
David Tomás
