¿Tu jornada laboral consiste en correr de reunión a reunión? ¿Terminas los días con la sensación de no haber hecho nada útil? ¿Tomas demasiados cafés de máquina? ¿Temes que tu jefe que te interrumpa de repente para una reunión improvisada? Sin duda, padeces un caso grave de «reunionitis«, una auténtica epidemia que arrasa las oficinas a lo largo y ancho del mundo. Pero con el tratamiento adecuado, ¡tu equipo y tú también podréis superar esta enfermedad!
No voy a ponerlo en duda: el trabajo en equipo es fundamental para llevar tu proyecto de empresa feliz a buen puerto. Pero hemos creado una cultura de reuniones eternas, excesivas y poco eficaces, que distraen a los empleados, aburren hasta a las piedras y no traen resultados productivos. La solución no es irse a una isla desierta del Caribe para dejar de tener reuniones, sino poner en marcha estas 5 sencillas prácticas para descubrir cómo son las reuniones altamente efectivas. ¡Vamos allá!
1) Solo asisten las personas realmente implicadas
La primera cuestión a resolver para que una reunión sea efectiva es cuánta gente tiene que asistir realmente a ella. Y es que la mayoría de las reuniones tienen más asistentes de los realmente necesarios. El miedo a quedar mal delante de jefes y compañeros o de perdernos algo realmente importante hace que vayamos a reuniones por defecto, aunque en realidad no tengamos nada que aportar o solo nos interesen las conclusiones. Al final, lo que tenemos es un montón de personas encerradas en una habitación que podrían estar haciendo cosas más útiles (¡y divertidas!) fuera.
La solución: recorta radicalmente en invitaciones a reuniones. Solamente deberían asistir a ellas los responsables del proyecto del que se va a hablar, que estén directamente implicadas en la fase del proyecto en la que nos encontramos. Si una persona no tiene este nivel de implicación pero necesita informarse, siempre podemos enviarle un resumen después.
2) ¡Ir es opcional! No obligatorio
Una norma sorprendente: en las empresas más felices y productivas, los empleados no están obligados a asistir a las reuniones. Solo lo hacen si consideran que su presencia allí es necesaria para el bienestar de la empresa y el proyecto. Partimos de la base radical que ellos mismos conocen su trabajo mejor que nadie (sí, ¡eso incluye a los jefes!) y que quieren que los proyectos en los que están involucrados salgan adelante, así que no van a sabotearlos a propósito. Convierte todas las reuniones de tu empresa en voluntarias y verás como los resultados te sorprenden.
3) Siempre son antes de las 16:00
Junto con la reunionitis, el presencialismo es otro de los grandes males de la cultura de trabajo en España. Nos hemos acostumbrado a las jornadas maratonianas y creemos que, aunque no estemos haciendo nada de provecho, tenemos que estar presentes en la oficina hasta bien entrada la tarde. Los resultados son un desastre: baja productividad, empleados desmotivados, nula conciliación entre la vida profesional y personal…
En Cyberclick creemos en los horarios de trabajo flexibles, y no somos los únicos: hasta dos tercios de las empresas estadounidenses ya los han incorporado a su día a día. Una de las consecuencias es que los empleados no tienen por qué quedarse en la oficina hasta las tantas. Y además, para que una reunión sea altamente efectiva, es fundamental celebrarla a una hora en la que la gente esté despierta, activa y con ganas de trabajar.
4) Limitar el tiempo (máximo 30 minutos)
Otro síntoma clásico del reunionismo son las reuniones que se alargan horas y horas. Es imposible mantener la atención al 100% durante tanto tiempo, así que al final alargarla acaba por ser contraproducente para los resultados. ¿La clave? Preparar la reunión de antemano. Todos los asistentes debe tener los deberes hechos, tener claro lo que van a contar y hacerlo de la manera más rápida posible. Por ejemplo, no tiene ningún sentido perder una hora de reunión exponiendo un informe si se puede enviar y leer de antemano. El objetivo debe ser llegar a acuerdos sobre los siguientes pasos a seguir, no debatir innecesariamente durante horas.
5) Marcar una ruta de guía
Finalmente, el último síntoma que debemos atacar es el de «reunirse por reunirse». Toda reunión debe tener una hoja de ruta clara, que podemos resumir en los siguientes puntos:
- De qué se va a hablar exactamente en la reunión. (Obvio, ¿verdad? Pues te sorprendería la cantidad de veces que esto no está tan claro…).
- Objetivos: presentar una nueva situación, buscar soluciones a un problema… en definitiva, qué es lo que se quiere conseguir al reunirse.
- Soluciones: ¿qué respuestas se han dado a los problemas planteados y cómo se van a implementar?
- Definir qué hace cada persona: toda persona debe tener una misión en la reunión y abandonarla teniendo muy claro qué es lo que tiene que hacer después. Nunca está de más que alguien se haga responsable de redactar un resumen y enviarlo a los asistentes (así como a cualquier otra persona interesada) al terminar.
Por último, quiero acabar este artículo planteándote una pequeña reflexión: ¿te has planteado hasta qué punto son necesarias las reuniones físicas? Omitirlas por completo no suele ser una buena idea (de hecho, en Cyberclick nos encanta pasar tiempo juntos en retiros de empresa), pero sí es cierto que muchas veces el trabajo en equipo se puede gestionar perfectamente sin necesidad de una reunión.
Piénsalo por un momento: hoy en día, disponemos de un montón de herramientas colaborativas online para organizar el trabajo entre freelancers, empleados y clientes. Una hoja de cálculo bien hecha en Google Drive puede hacer las mismas funciones que horas y horas de reunión para repartir el trabajo. Si hace falta solucionar una duda de última hora, un chat o un Skype pueden servir perfectamente… y para eso, no hace falta que el trabajador esté encadenado a la mesa de la oficina. Mi consejo: ¡dale libertad a tu equipo para organizarse con menos reuniones y deja que te sorprendan!
